Dossier Algemene Wet Gegevensbescherming Hope
Mei 2018
In dit dossier is vastgelegd hoe Stichting HoPe omgaat met de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens, met welke instanties de gegevens worden gedeeld en waarom, en hoe hiervoor de toestemming van de betrokkenen is geregeld. Ook is de privacyverklaring van de stichting in dit dossier opgenomen, en staat beschreven hoe de privacyverklaring onder de aandacht wordt gebracht van allen die met de stichting van doen hebben. De Stichting HoPe hanteert het volgende systeem voor de vastlegging van persoonsgegevens:
A.1 Spreadsheet vrijwilligersadministratie, persoonsgegevens.
Gegevens die in de vrijwilligersadministratie bewaard worden zijn:
- Naam (voor en achternaam)
- Adres
- Postcode
- Woonplaats
- (Vrijwilligers)nieuwsbrief/ mailchimp: J/N
- Emailadres
- Geboortedatum
- Telefoonnummer
- Aantal actieve jaren
Het emailadres wordt gevraagd aangezien alle correspondentie met de vrijwilligers over ontwikkelingen van de Stichting en activiteiten per mail verstuurd worden. De geboortedatum is optioneel. Wij vragen toestemming om de geboortedatum op te nemen in onze administratie om onze vrijwilligers te feliciteren met hun verjaardag en nog eens extra te bedanken voor hun inzet. Wij vragen toestemming om het telefoonnummer op te nemen in onze administratie om onze vrijwilligers incidenteel (hooguit 2 x per jaar) te benaderen voor het doen van vrijwilligerswerk voor onze stichting)
A.2 Spreadsheet donateursadministratie, persoonsgegevens.
Gegevens die in de donateursadministratie bewaard worden zijn:
- Naam (voor en achternaam)
- Bankrekeningnummer
- Het gedoneerde bedrag
Maandelijks wordt deze spreadsheet bijgewerkt. De basis is het bankrekeningnummer met daaraan gekoppeld de naamgegevens en het gedoneerde bedrag. Daarmee kunnen bedragen worden toegekend aan maandelijkse en jaarlijkse donaties alsmede acties door derden.
A.3. Spreadsheet relatieadministratie, persoonsgegevens.
Gegevens die in de relatieadministratie bewaard worden zijn:
- Naam bedrijf
- Naam (voor en achternaam) contactpersoon
- Emailadres contactpersoon
- Telefoonnummer contactpersoon
Het emailadres en telefoonnummer van de betreffende contactpersoon wordt bewaard om direct met de juiste persoon in contact te kunnen treden.
B.1 Spreadsheet vrijwilligersadministratie, locatie.
De spreadsheet vrijwilligersadministratie wordt lokaal beheerd op een PC bij de vrijwilligerscoördinator. Daarnaast wordt de spreadsheet bewaard op een beveiligde omgeving op Google Drive. De hosting vindt plaats op een Europese server.
B.2 Spreadsheet donateursadministratie, locatie.
De spreadsheet donateursadministratie wordt lokaal beheerd op een PC bij de penningmeester. Behalve spreadsheets download de penningmeester maandelijks een bankafschrift. Beide documenten worden op zijn PC-bewaard en opgeslagen in Google Drive. De hosting vindt plaats op een Europese server.
B.2 Spreadsheet relatieadministratie, locatie.
De spreadsheet van de relatieadministratie wordt lokaal beheerd op een PC bij de secretaris. Daarnaast wordt de spreadsheet bewaard op een beveiligde omgeving op Google Drive. De hosting vindt plaats op een Europese server.
C.1. Spreadsheet vrijwilligersadministratie, beheer.
Nieuwe vrijwilligers melden zich aan bij het secretariaat dat wordt bemand door de secretaris. De secretaris levert de nieuwe aanmeldingen wekelijks aan bij de vrijwilligerscoördinator, die de aanmeldingen in de spreadsheet verwerkt. Afmeldingen komen eveneens binnen bij het secretariaat. De afmeldingen worden eveneens wekelijks verwerkt door de vrijwilligerscoördinator. Afmeldingen worden nog 2 jaar in het systeem bewaard. Daarna wordt de betrokkene uit het systeem verwijderd.
C.2. Spreadsheet donateursadministratie, beheer.
De donateursgegevens worden bewaard voor de periode die nodig is voor de administratieve verantwoording.
C.3. Spreadsheet relatieadministratie, beheer.
De relatieadministratie wordt geraadpleegd wanneer contact gezocht moet worden met een van de relaties. Nieuwe relaties worden halfjaarlijks door de secretaris aan het relatiebestand toegevoegd. Na een afmelding van een relatie of de stop van een samenwerking worden deze nog 2 jaar in het systeem bewaard. Daarna wordt de relatie uit het systeem verwijderd.
D.1. Spreadsheet vrijwilligersadministratie, verwerkingen.
Met de gegevens uit de vrijwilligersadministratie worden geen verwerkingen uitgevoerd.
D.2. Spreadsheet donateursadministratie, verwerkingen.
Op verschillende manieren is het mogelijk om geld te doneren aan Stichting HoPe Nederland. Een van deze mogelijkheden is doneren met IDEAL via de website van Stichting HoPe Nederland. Na het uitvoeren van de donatie worden de gegevens zowel bewaard bij het secretariaat als bij Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. De gegevens worden van het secretariaat doorgestuurd naar de penningsmeester. Ook via de website www.donerenaangoededoelen.nl is het mogelijk om geld te doneren. In de privacyverklaring op de website staat beschreven dat zij verantwoordelijkheid dragen voor de verwerking van deze persoonsgegevens. Bij incidentele gevallen wordt door donateurs die een incassomachtiging hebben afgegeven per opgegeven betaalperiode automatisch geïncasseerd. Daartoe worden hun naam, voorletters en banknummer ingebracht in het systeem van de bank. Voordat er geïncasseerd wordt, bekijken wij of er geen afmeldingen zijn geweest. Indien de donateur zich heeft afgemeld, wordt dit per direct verwerkt in het incassosysteem van de bank. Behalve spreadsheets download de penningmeester maandelijks een bankafschrift. Deze wordt op zijn PC-bewaard en opgeslagen in Google Drive.
D.3 Spreadsheet relatieadministratie, verwerkingen.
Met de gegevens uit de relatieadministratie worden geen verwerkingen uitgevoerd.
Privacyverklaring
Stichting HoPe legt gegevens vast zoals naam, adres, postcode, woonplaats, emailadres, geboortedatum, telefoonnummer en overige gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het vrijwilliger zijn, donateurschap of de verwerking van een (eenmalige) gift. Wij verstrekken uw gegevens uitsluitend aan partijen die diensten voor onze stichting uitvoeren, en alleen die gegevens die voor de betreffende verwerking noodzakelijk zijn. Alle aan ons toevertrouwde informatie wordt door ons vertrouwelijk behandeld. Uw emailadres wordt uitsluitend gebruikt om informatie te sturen die onze stichting betreffen zoals nieuwsbrieven over gestarte en afgesloten projecten. Ook adreswijzigingen en andere wijzigingen kunt u doorgeven aan ons secretariaat. Uw gegevens worden alleen gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. Ook adreswijzigingen en andere wijzigingen kunt u doorgeven aan ons secretariaat. U kunt zich ten alle tijden afmelden als vrijwilliger/donateur. Stuur daarvoor een mail aan Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Stichting Hope zorgt voor een goede en passende technische en fysieke beveiliging van de aan haar toevertrouwde persoonsbestanden. Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website verbonden zijn.
